董事会会议批注是会议纪要的重要内容之一，它记载了领导的重要发言、会议的重要观点等等。在传统的线下会议中，笔是必不可少的会议工具，因为参会者在浏览文件时经常需要通过勾画、做批注等方式辅助思考和发言。但是在视频会议屏幕共享时，只有主讲人能够批注，且批注留在屏幕上无法保存进文件。而董事会会议中的批注需要保存在会议文件中，除批注内容外，还需留下批注者的信息，便于导出至会议纪要中。仅仅使用视频会议，已经无法满足这些需求了。
变革董事会会议方式，首先要贴合董事会的习惯和要求。无论是视频会议、现场会议，还是通过董事会门户工具辅助现场会议，都要注重与董事会会议习惯与流程的契合。当董事会门户作为数字工具辅助董事会会议范围时，它有多种小工具能够帮助参会者积极地表达自己的意见和想法。
用会前会后批注延伸会议批注
会前会后作为董事会门户工具，经常被使用在董事会会议以及领导层会议当中。当会前会后替代掉会中的纸笔时，会议批注的范围延伸会议的整个周期中。会前，参会领导提前浏览文件时的批注保留在会议文件中，入会打开文件即可看到会前批注；会中，随时可以在文件上批注，使注释固定在文件相应位置上，保存在文件中；会后，会中议案文件上代表核心观点的共享注释可随其他信息，导出至会议记录草稿中，并永久保存在会议文件中。
区分私人批注和共享批注下的可视范围
会前会后通过设置“私人批注”和“共享批注”两种状态，帮助参会者区分批注的可见范围。在文件上所做的私人批注，只有本人能看见。无论是会中同屏，还是会后导出会议纪要，私人批注都是不被展示的。没有任何人有权限查看参会者的私人注释。
当切换到共享状态时，无论此时是否为主讲人身份，在文件上批注、勾画都会实时同步到所有人的文件中。所有参会者的共享注释都保存在同一份文件上的不同位置，并可导出至会议纪要中。
无论是共享批注，还是私人批注，都会永久保存在个人的文件中。与视频会议共享屏幕上的注释不同的是，它是保存在文件中，批注者勾画批注的相应位置处。不管主讲人如何更换，所有参会者看到的都是同一份文件，以及不同位置上的每个人的共享注释。
随着线上办公的普及，企业普遍似乎更愿使用数字化会议的方式开展会议，尤其是通过视频会议、无纸化会议等手段参会。参会者通过平板等移动设备获取会议资料、进行会议讨论并记录会议重点内容。在体会到数字化会议的方便之后，即使是线下会议，人们也更愿意自持一个设备，而非像以前一样通过纸质文件和语音引导而集中注意力的方式展开会议了。获取董事会会议更优质的体验，可尝试使用会前会后，来提高效率优化体验。